O protocolo que aprendemos em diplomacia embora pareça que se aplique a eventos de cariz politico, diplomático ou religioso, na verdade ele é também aplicável empresarial. Com efeito, o protocolo empresarial é hoje parte integrante da imagem empresarial por ser um “sistema de comunicação verbal e não-verbal, que aplica técnicas de ordenamento sistemático de pessoas e símbolos na organização de atos públicos ou privados”.

O protocolo estabelece relações de civilidade entre autoridades constituídas em todas as instâncias de poder, quer político, quer diplomático, quer eclesiástico, que militar, que académico, quer empresarial. Existem, por isso, em todas as instituições públicas ou privadas rituais próprios que decorrem da legislação, de normas internas ou de costumes e tradições.

Nos últimos anos temos assistido a um aumento da procura por estes serviços pois ninguém quer arricar que um determinado evento, que deu tanto trabalho a organizar e implicou um investimento considerável, apareça nos media pelas piores razões.

Pelas razões já referidas, e tendo presente o nosso know-how sobre comunicação e protocolo, colocamos este serviço ao dispor dos nossos clientes.

O Nosso Serviço de Consultoria

Os tempos disruptivos que atravessamos de são extremamente desafiadores para as empress e para quem é responsável por organizar eventos. A imagem e a reputação de uma empresa são, mais do que nunca, elementos cruciais para o seu sucesso e crescimento sustentável. Nesse contexto, os serviços de protocolo empresarial e relações públicas emergem como pilares fundamentais para a construção e manutenção de uma marca sólida e respeitada.

Deste modo, em que consiste o nosso serviço de consultoria? O que nos diferencia dos nossos concorrentes? O planeamento de eventos não deverá do tradicional.

Numa primeira fase, temos chamada “fase de planeamento“, surgem dúvidas sobre alguns aspetos que podem revelar-se fulcrais para o êxito de um determinado evento. Quando, por exemplo, se decide convidar um membro do governo ou o representante de um órgão de soberania para ser o convidado de honra surgem perguntas: deve convidar-se por telefone, por carta ou basta enviar o convite impresso? Qual a forma ou pronome de tratamento corretos? Deve mencionar-se o traje no convite? Existem fórmulas especiais para as autoridades religiosas ou militares?

Elaborada a lista de convidados, surgirão novas dúvidas. Nem toda a gente deve saber que em Portugal está em vigor desde 2006 uma Lei das Precedências do Protocolo de Estado português, e que o estipulado nesta lei “prevalece sempre mesmo nas cerimónias não oficiais”. Quem estiver familiarizado com a lista de altas entidades constantes dessa lei, ao analisar o nome e cargos das pessoas que vão ser convidadas para o evento, consegue detectar vários convidados que constam do artigo 7.º e que devem ter tratamento protocolar. As dúvidas surgem porque muitas vezes essas pessoas têm diversas funções e atividades. Apesar de aparecerem na lista como professores universitários, acumulam essas funções, com as de Conselheiro de Estado. O que obriga quem está a fazer o ordenamento dos convidados e colocá-los vários graus acima de outros professores universitários convidados para o mesmo evento.

Ultrapassada a fase de planeamento, passamos para a fase de organização. Nela surgem novas dúvidas. Alguns exemplos:

• Como vamos sentar todas estas entidades?
• Qual o lugar dos anfitriões? como conjugar a lista de altas entidades convidadas com a lista dos melhores clientes da empresa que não entidades oficiais?
• Qual o lugar das autoridades religiosas?

Devemos convidar o bispo ou o pároco local para benzer as instalações? Existe alguma regra sobre a ordem das intervenções? Durante a fase de acompanhamento do evento, a presença de consultores de protocolo é fundamental para resolver as situações de última hora: como responder aos sucessivos cancelamentos e mudanças no assentamento de convidados sem que ninguém se aperceba? Como disfarçar a ausência de um convidado de honra? Uma entidade pode fazer-se representar por alguém no jantar? O representante ocupa ocupa o lugar do representado? Como indicar às pessoas o seu lugar seja num auditório, seja numa mesa de refeição? Existe alguma forma de sentar rápida e protocolarmente mil pessoas num auditório?

Além deste apoio pontual a grandes eventos, em grandes empresas portuguesas profissionais que, tendo formações académicas diversas, que nos consultam quando a chefia é convidada pela Presidência da República para integrar a comitiva empresarial de uma visita de Estado ao estrangeiro. As dúvidas prendem-se com trajes formais, uso de condecorações mas também com as regras protocolares que devem ser seguidas durante toda a visita pela comitiva empresarial.

Após esta breve introdução do nosso serviço, para obter informações adicionais não hesite em entrar em contacto connosco.